Eine Messeteilnahme ist mit viel Aufwand verbunden. Damit alles übersichtlich bleibt, geben wir Ihnen hier Checklisten, Tipps und Anregungen für eine gute Messevorbereitung. Zum Beispiel, wie Sie am besten eine Messewand auswählen, die Ihren Zielen entspricht.
Der erste Schritt besteht darin, Ihre Ziele festzulegen: Was wollen Sie als Unternehmen oder Organisation erreichen?
Die Ziele:
Vertrieb: Kunden gewinnen, Umsatz generieren, Marktpositionierung erreichen Markenbekanntheit: Unternehmen vorstellen, Markenbekanntheit erhöhen, Wettbewerbsposition stärken Wissenstransfer: Produkte vorstellen, Innovationen zeigen, Werbung machen, Workshops veranstalten Beziehungsmanagement: Kundenbindung erhöhen, Image stärken
Definieren Sie Ihr Zielpublikum 3. Definieren Sie die Ziele Ihres Standes 4. Erstellen Sie ein Budget Legen Sie fest, was Sie mit Ihrer Messebeteiligung erreichen wollen. Dies kann jeder der oben genannten Punkte oder eine Kombination aus ihnen sein.
Tipp: Setzen Sie sich ein SMART-Ziel (Spezifisch, Messbar, Akzeptabel, Realisierbar und Zeitgebunden). Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, mit wem Sie zusammenarbeiten wollen, z. B. mit professionellen Standbauern in den Niederlanden.
Erstellen Sie eine Zielgruppenübersicht:
- Kunden
- Potenzielle Kunden
- Beziehungen
- Vorstandsmitglieder
- Anbieter
- Medien
- Etc.
Stellen Sie auf der Grundlage dieser Übersicht eine Einladungsliste zusammen.
Tipp: Große Messeveranstalter führen Besucherbefragungen durch, die Aufschluss darüber geben, welche Zielgruppen erreicht werden können. Nutzen Sie dies aus.
Was muss auf der Messe passieren, damit Sie Ihre Ziele erreichen? Suchen Sie das Thema, das Präsentationsformat und den Look, der am besten zu den Zielen Ihres Unternehmens passt. Berücksichtigen Sie dabei auch die Möglichkeiten des modularen Standbaus.
Tipp: Gestalten Sie Ihren Stand einladend und unverwechselbar. Wahrscheinlich nicht die schönste, aber eine sehr wichtige Aufgabe. Ein gutes Budget verhindert Budgetüberschreitungen und Enttäuschungen im Nachhinein. Darüber hinaus vermittelt sie vor allem ein klares und realistisches Bild der Möglichkeiten im Vorfeld.
Tipp: Gehen Sie bei der Aufstellung Ihres Haushaltsplans sorgfältig und vollständig vor. Ziehen Sie zum Beispiel in Betracht, einen Messestand zu kaufen oder zu mieten, je nach Ihrem Budget und Ihren Zielen.
Checkliste für die Messeteilnahme
Diese Checklisten helfen Ihnen bei der Vorbereitung und Umsetzung
Diese Checklisten werden Ihnen bei der Vorbereitung und Durchführung helfen. Zum Beispiel bei der Auswahl des richtigen Messestandzubehörs.
Geben Sie Ihre Kommunikation 11. Laden Sie Ihre Verwandten ein. Nutzen Sie zum Beispiel einen Messestandkonfigurator, um Ihren Stand einzurichten. Sehen Sie sich an, wo sich Ihr Stand auf dem Messegelände befinden wird. Informieren Sie sich, welche Hallen für die Messe genutzt werden, ob es Sonderkonstruktionen gibt, welche Informationstechnologien zur Verfügung stehen.
Tipp 1: Informieren Sie sich im Voraus über die Erreichbarkeit und die Infrastruktur rund um den Messestandort: Ist er mit dem Auto, dem Flugzeug, dem Bus oder der Bahn gut zu erreichen?
Tipp 2: Besorgen Sie für Ihre Verwandten und Mitarbeiter im Voraus Parkscheine. Erstellen Sie auf der Grundlage Ihrer Ziele und Ihres Budgets ein Briefing für den Standbauer. Nach diesem Briefing wird der Standbauer einen Standentwurf und ein Angebot vorlegen. Bestellen Sie rechtzeitig Ihre Aussteller- und Aufbauausweise sowie eventuelle Verpflegung. Darüber hinaus müssen die technischen Einrichtungen wie Strom, Wasser usw. bestellt werden.
Ihr Stand mag gut aussehen, aber am Ende des Tages sind es immer noch die Menschen, die ihn betreuen (müssen). Sie werden nur dann erfolgreich sein, wenn Ihre Mitarbeiter den ganzen Weg gehen und davon überzeugt sind, dass sie mit einem gemeinsamen Ziel einen optimalen Nutzen aus der Messeteilnahme ziehen werden. Kommunikation ist ein wichtiger Teil Ihrer Messevorbereitung. Achten Sie darauf, dass Ihre Kommunikation erkennbar ist und mit dem Erscheinungsbild Ihres Standes übereinstimmt.
Tipp: Behalten Sie während des gesamten Kommunikationsprozesses Ihre Zielgruppen im Auge und versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Besucher/Kunden. Prüfen Sie, wie Pressegespräche bei den Messeveranstaltern organisiert werden, und stellen Sie Presseunterlagen zusammen (möglichst mit Fotomaterial).
Entscheiden Sie im Voraus, welches Informationsmaterial am Stand vorhanden sein soll, für welche Zielgruppen die Informationen bestimmt sind und wann sie bereitgestellt werden. Differenzieren Sie nach Ihren Zielgruppen und bieten Sie maßgeschneiderte Informationen. Ihre Einladungspolitik ist wichtig. Wen fragen Sie und auch: wen fragen Sie nicht? Tipp 1: Vereinbaren Sie bei manchen Einladungen auch gleich einen Termin auf der Messe.
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Erfolgreiche Messeteilnahme – Was Sie nicht wussten!
Hier finden Sie einige Tipps und Ideen für die Zeit während und kurz vor der Messe.
1. Einweisung der Standbesatzung
2. Testen Sie alle Geräte
3. Standinventar prüfen
4. Messe-Nachbereitung vorbereiten
Stellen Sie sicher, dass Ihre Standbesatzung in jeder Hinsicht auf die Messe vorbereitet ist.
Erstellen Sie mit Hilfe Ihres Spielbuchs eine Gliederung, die Folgendes enthält:
- Wer ist für was verantwortlich?
- Was ist die Arbeitsteilung?
- Wie gehen wir auf unsere Besucher zu und sprechen sie an?
- Wie lauten die Kleidervorschriften?
- Wie verwenden wir Namensschilder/Badges
Tipp: Geben Sie rechtzeitig Fahrkarten und Parkausweise aus.
Tipp: Gehen Sie das Formular für die Besucherregistrierung vorher mit Ihrem Standpersonal durch. Auf diese Weise weiß jeder genau, was er zu tun hat.
Tipp: Denken Sie an einen Kick-off mit Ihrer Standbesatzung. Ein guter Weg, um alle auf die Messe vorzubereiten. Nichts ist ärgerlicher als Geräte, die nicht funktionieren, wenn die Show beginnt.
Es ist wichtig, sich im Voraus zu vergewissern, dass alle erforderlichen Gegenstände tatsächlich am Stand vorhanden sind.
Tipp: Erstellen Sie eine umfassende Material- und Checkliste für Bürobedarf, Küchenartikel, Informationsmaterial, Erste-Hilfe-Kasten usw.
Tipp: Sorgen Sie für einen guten Stauraum in Ihrem Stand, aber halten Sie ihn außerhalb der Sichtweite der Besucher. Machen Sie aus Ihrem Stand kein Lager.
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Mehr Ertrag aus Ihrer Teilnahme an Messen
Ihr Follow-up sollte bereits im Voraus festgelegt werden und Teil Ihrer Ziele sein. Nutzen Sie die Plattform zum Beispiel, um ein Angebot anzufordern oder zu sehen, ob es Möglichkeiten für eine Online-Präsentation gibt. – Vergewissern Sie sich, dass Ihre Standbesatzung über die Ziele und die erwarteten Folgemaßnahmen informiert ist. – Priorisieren Sie Ihre wichtigsten Interessenten und setzen Sie sich direkt nach der Messe mit ihnen in Verbindung.
Sorgen Sie dafür, dass bereits während der Messe Kontakte geknüpft werden. Dazu vereinbaren Sie mit Ihrem Standpersonal die gewünschten Folgemaßnahmen für jeden Lead. Bedanken Sie sich bei Ihren Besuchern auf angemessene Weise, z. B. mit einem Geschenk oder einer Karte.
Laden Sie daher nur die Kunden und Besucher ein, die Sie wieder beachten wollen. Die Bewertung ist definitiv nicht etwas, das Sie nur am Ende machen sollten. Mit Zwischenauswertungen (täglich) bleiben Sie am Puls der Zeit und sind in der Lage, schnell Änderungen und Anpassungen vorzunehmen.
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1. Direkt nach der Messe Zeit für Nachbereitung. Vieles hängt von den ersten Tagen nach dem Messebesuch ab, denn in dieser Zeit ist Ihr Stand noch frisch im Gedächtnis des Kunden. Erstellen Sie eine Aktionsliste und denken Sie darüber nach: – Telefonische oder schriftliche Weiterverfolgung von Dokumentationsanfragen – Besuchsplan der Kundenbetreuer – Aktionspläne pro Interessent – Direktmailing-Kampagne – PR-Kampagne – Werbekampagne usw.
Tipp 2: Nehmen Sie innerhalb einer Woche Kontakt zu den wichtigsten Interessenten auf. Denken Sie an die Priorität, die Sie dem Kontakt bereits während des Gesprächs auf der Messe beigemessen haben. Tipp 3: Achten Sie darauf, dass Sie bei der Nachbereitung auffallen. Am Ende einer Messe erhalten die Besucher von den meisten Unternehmen, die sie besucht haben, ein Mailing – Rent your Exhibition Stand.
Tipp 4: Gehen Sie so weit wie möglich selbst auf alle Ihre Kontakte zu. Sie haben bereits das Vertrauen der betreffenden Person, und es bleibt abzuwarten, ob ein Kollege das gleiche Vertrauen gewinnen wird. 2. Checkout Zeit für die Endabrechnung. Es ist wichtig zu prüfen, ob Sie Ihr Budget eingehalten haben.
Führen Sie eine interne Bewertung durch Ohne Bewertung wissen Sie nicht, ob Sie gut gearbeitet haben. Halten Sie die Ergebnisse der internen Bewertung in einem kurzen Bericht fest. Tipp: Teilen Sie Ihre Bewertung in 3 Teile auf: (a) Allgemeine Bewertung Haben Sie Ihre Ziele erreicht; in welchen Bereichen gibt es Verbesserungsmöglichkeiten? b) Auswertung der Messekontakte Die Anzahl der Leads, die Quantität und Qualität Ihrer Besucher.
5+ Tipps für eine erfolgreiche Messeveranstaltung
Wie war die Zusammenarbeit, wurde alles zufriedenstellend und pünktlich geliefert und gebaut? (b) Lieferanten. Wie war die Qualität der verschiedenen Lieferanten, wurden die Vereinbarungen eingehalten? Es ist wichtig, die Ergebnisse sowohl der internen als auch der externen Evaluierung angemessen zu bewerten und intern zu kommunizieren.
Gerade wenn weniger gute Dinge ans Licht kommen, ist es wichtig, respektvoll, sensibel und manchmal auch zurückhaltend damit umzugehen. Tipp: Wenn es etwas zu feiern gibt, dann feiern Sie es. Eine erfolgreiche Messebeteiligung ist das Ergebnis einer gemeinsamen Anstrengung. Teilen Sie Ihre Erfolge mit allen Beteiligten.
Wenn Sie wissen, wie Messen funktionieren, kann sich das sehr auszahlen. Wenn Sie das nicht tun, wird es Sie unnötig Geld, Zeit und Energie kosten. Viel zu oft sehen wir, dass das Standpersonal Schwierigkeiten hat, Kontakte herzustellen. Tatsächlich sehen wir regelmäßig Aussteller, die sich hinter einem Stehtisch verkriechen oder in ihre Smartphones starren, wenn sie möglicherweise vorbeigehen.
Richtig? Vor allem aber sollten Sie sich gut vorbereiten, bevor Sie die Messe besuchen. Wie wir schon beim letzten Mal den Messebesuchern geraten haben, lautet auch für die Aussteller das Zauberwort: „planen, planen, planen“. Wir haben eine praktische Liste mit Tipps zusammengestellt, damit Sie für Ihren nächsten Messeauftritt gerüstet sind! Wenn Sie Ihre Ziele erreichen wollen, ist eine gute Vorbereitung ein sehr wichtiger Bestandteil.
Dinge, die Sie vor der Teilnahme an einer Messe regeln müssen
Das Spielbuch des letzten Jahres ist in logistischer Hinsicht gut, aber Ihre Geschichte muss immer wieder neu ausgearbeitet werden. Welche Botschaft wollen Sie vermitteln? Arbeiten Sie das aus und besprechen Sie es mit dem gesamten Team; Sie werden feststellen, dass viele Ideen auftauchen, die in die Vorbereitung einbezogen werden können.
Wie wollen Sie den Besucher mit dieser Geschichte locken, fesseln, aufmerksam machen, herausfordern, informieren, neugierig machen, ihn anschließend in Erstaunen versetzen? Der Trick besteht darin, den Besucher mit einem Lächeln hereinzuholen und ihn mit einem Lachen oder etwas zum Nachdenken wieder gehen zu lassen. Ein Gadget als Träger der Geschichte kann helfen, aber ein gutes Gespräch ist mindestens genauso gut.
Die Besucher kommen nicht, um dieselbe Geschichte zu hören, die auf Ihrer Website live zu sehen ist. Fordern Sie also sich selbst und Ihr Team heraus. Wie? Legen Sie die Messlatte so hoch, dass Sie wirklich über den Tellerrand hinausschauen müssen. Das gelingt nicht nur bei einem Vorbereitungstreffen mit dem Standbauer oder einem Messetrainer, sondern gemeinsam mit dem ganzen Team.
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