Participar en una feria implica mucho. Para tenerlo todo claro, aquí le damos listas de comprobación, consejos e ideas para una buena preparación de la feria. Por ejemplo, cuál es la mejor manera de elegir una pared de feria que se adapte a sus objetivos.
El primer paso consiste en establecer sus objetivos: ¿qué quiere conseguir como empresa u organización?
Los objetivos:
Ventas: captar clientes, generar volumen de negocio, posicionarse en el mercado Notoriedad de marca: presentar la empresa, aumentar la notoriedad de marca, reforzar la posición competitiva Transferencia de conocimientos: presentar productos, mostrar innovaciones, generar publicidad, organizar talleres Gestión de relaciones: fidelizar a los clientes, reforzar la imagen
Defina su público objetivo 3. Defina los objetivos de su stand 4. Establezca lo que quiere conseguir con su participación en la feria. Puede ser cualquiera de los anteriores, o una combinación de ellos.
Consejo: haz que tu objetivo sea SMART (Specific, Measurable, Acceptable, Realisable and Time-bound). Asegúrese de saber con quién quiere trabajar, como los constructores profesionales de stands en los Países Bajos.
Crear una visión general del grupo destinatario:
- Clientes
- Clientes potenciales
- Relaciones
- Miembros del Consejo
- Proveedores
- Medios de comunicación
- Etc.
A partir de esta visión de conjunto, elabore una lista de invitados.
Consejo: los principales organizadores de ferias realizan encuestas entre los visitantes, que permiten saber a qué grupos destinatarios se puede llegar. Aprovéchate de ello.
¿Qué debe ocurrir en la feria para alcanzar sus objetivos? Busque el tema, el formato de presentación y el aspecto que mejor se adapten a los objetivos de su empresa. Al hacerlo, considere también las opciones de construcción de stands modulares.
Consejo: haga que su stand sea atractivo y distintivo. Probablemente no sea el más divertido, pero es un trabajo muy importante. Un buen presupuesto evita los excesos presupuestarios y las decepciones posteriores. Además, sobre todo aporta de antemano una imagen clara y realista de las posibilidades.
Consejo: sea cuidadoso y completo al elaborar su presupuesto. Por ejemplo, considere la opción de comprar o alquilar un stand de feria, en función de su presupuesto y sus objetivos.
Lista de control para la participación en ferias
Estas listas de control le ayudarán a preparar y aplicar
Estas listas de control le ayudarán a prepararse y a ejecutar. Por ejemplo, para elegir los accesorios adecuados para su stand de feria.
Introduzca su comunicación 11. Invita a tus parientes. Por ejemplo, considere la posibilidad de utilizar un configurador de stands de ferias para configurar su stand. Vea dónde estará situado su stand en el recinto ferial. Averigüe qué pabellones se utilizan para la feria, si hay construcciones especiales, de qué tecnologías de la información se dispone.
Consejo 1: Infórmese de antemano sobre la accesibilidad y la infraestructura del recinto ferial: ¿es fácilmente accesible en coche, avión, autobús o tren?
Consejo 2: gestione con antelación los tickets de aparcamiento para sus relaciones y personal. En función de sus objetivos y presupuesto, elabore un briefing para el constructor del stand. Tras esta sesión informativa, el constructor de stands presentará un diseño de stand y un presupuesto. Pida con tiempo sus pases de expositor y de montaje y cualquier servicio de catering. Además, hay que pedir las instalaciones técnicas, como electricidad, agua, etc.
Tu stand puede tener buen aspecto, pero al fin y al cabo siguen siendo las personas las que (tienen que) hacerlo. Sólo tendrá éxito cuando su personal llegue hasta el final y esté convencido de que va a obtener un rendimiento óptimo de la participación en la feria con un objetivo común. La comunicación es una parte importante de la preparación de su feria. Asegúrese de que su comunicación sea reconocible y coherente con el aspecto de su stand.
Consejo: durante todo el proceso de comunicación, no pierda de vista a sus grupos objetivo y vuelva a sentarse en la silla de su visitante/cliente. Compruebe cómo organizan las ruedas de prensa los organizadores de la feria y elabore documentos de prensa (preferiblemente con material fotográfico).
Decida de antemano qué material informativo debe haber en el stand, a qué grupos va dirigida la información y cuándo se facilitará. Diferénciese en función de su público objetivo y proporcione información a medida. Su política de invitaciones es importante. ¿A quién preguntas y también: a quién no preguntas? Consejo 1: con algunas invitaciones, programe también de inmediato una cita en la feria.
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Cómo participar con éxito en una feria – ¡Lo que no sabía!
He aquí algunos consejos e ideas para durante y justo antes de la feria.
1. Sesión informativa para la tripulación
2. Probar todo el equipo
3. Comprobar el inventario del stand
4. Preparar un seguimiento justo
Asegúrese de que el personal de su stand está preparado para la feria en todos los sentidos.
Utilizando tu libro de jugadas, crea un esquema que incluya:
- Quién es responsable de qué
- Qué es la división del trabajo
- Cómo nos dirigimos a nuestros visitantes
- ¿Cuáles son las normas de vestimenta?
- ¿Cómo se utilizan las tarjetas de identificación?
Consejo: reparta las entradas y los pases de aparcamiento con tiempo.
Consejo: revise previamente el formulario de registro de visitantes con el personal de su stand. Así, todo el mundo sabe exactamente lo que tiene que hacer.
Consejo: considere la posibilidad de dar el pistoletazo de salida con el personal de su stand. Una buena manera de preparar a todos para la feria. No hay nada más molesto que un equipo que no funciona cuando empieza el espectáculo.
Es importante comprobar de antemano que todos los artículos necesarios están realmente en el stand.
Consejo: elabore una lista exhaustiva de materiales y comprobación para el material de oficina, los artículos de cocina, el material informativo, el botiquín de primeros auxilios, etc.
Consejo: asegúrese de disponer de un buen espacio de almacenamiento en su stand, pero manténgalo fuera de la vista de los visitantes. No convierta su stand en un almacén.
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Su seguimiento debe estar ya predeterminado y formar parte de sus objetivos. Por ejemplo, utilice la plataforma para solicitar un presupuesto o ver si hay posibilidades de hacer una presentación en línea. – Asegúrese de que el personal de su stand conoce bien los objetivos y el seguimiento previsto. – Dé prioridad a sus clientes potenciales más importantes y póngase en contacto con ellos justo después de la feria.
Asegúrese de que ya se han iniciado contactos durante la feria. Para ello, acuerde con el equipo de su stand las acciones de seguimiento deseadas para cada cliente potencial. Asegúrese de dar las gracias a sus visitantes de forma apropiada, por ejemplo con un obsequio o una tarjeta.
Por lo tanto, invite sólo a aquellos clientes y visitantes a los que quiera volver a prestar atención. Evaluar no es algo que deba hacerse sólo al final. Con las evaluaciones intermedias (diarias), se mantiene el pulso y se pueden hacer cambios y ajustes rápidos.
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1. Justo después de la feria Tiempo de seguimiento. Mucho tiene que ver con los primeros días después de la visita a la feria, porque es cuando el stand aún está fresco en la mente del cliente. Haga una lista de acciones y piense en: – El seguimiento telefónico o por escrito de las solicitudes de documentación – El plan de visitas de los gestores de cuentas – Los planes de acción por cliente potencial – La campaña de correo directo – La campaña de relaciones públicas – La campaña de publicidad Etc.
Consejo 2: Póngase en contacto con los clientes potenciales clave en el plazo de una semana. Tenga en cuenta la prioridad que ya ha asignado al contacto durante la conversación en la feria. Consejo 3: Asegúrate de que destacas en el seguimiento. Al final de una feria, el visitante recibe un mailing de la mayoría de las empresas que ha visitado – Alquile su stand.
Consejo 4: En la medida de lo posible, dirígete tú mismo a todos tus contactos establecidos. Ya tiene la confianza de esa persona en cuestión y está por ver si un colega se ganará la misma confianza. 2. Hora de salida para la factura final. Es importante comprobar si se ha ajustado al presupuesto.
Realice una evaluación interna Sin evaluación, no sabrá si lo ha hecho bien. Registre los resultados de la evaluación interna en un breve informe. Consejo: divida su evaluación en 3 partes: (a) Evaluación general ¿Ha alcanzado sus objetivos? ¿Cuáles son las áreas de mejora? b) Evaluación de los contactos de la feria El número de contactos, la cantidad y la calidad de sus visitantes.
Más de 5 consejos para el éxito de una feria comercial
¿Cómo fue la cooperación, se entregó y construyó todo satisfactoriamente y a tiempo? (b) Proveedores. ¿Cómo fue la calidad de los distintos proveedores, se cumplieron los acuerdos? Es importante retroalimentar y comunicar adecuadamente los resultados de la evaluación interna y externa , internamente.
Sobre todo cuando salen a la luz cosas menos buenas, es importante tratarlas con respeto, sensatez y a veces con moderación. Consejo: cuando haya algo que celebrar, celébralo. El éxito de la participación en una feria es el resultado de un esfuerzo conjunto. Comparta sus éxitos con todos los implicados.
Si sabes cómo funcionan las ferias, puede salirte muy rentable. Si no lo hace, le costará dinero, tiempo y energía innecesarios. Con demasiada frecuencia, vemos al personal de las cabinas esforzarse por establecer contacto. De hecho, a menudo vemos a los expositores esconderse detrás de una mesa de pie o mirar fijamente sus teléfonos inteligentes cuando pasan por delante.
¿Verdad? Sobre todo, hay que prepararse mucho antes de acudir a la feria. Al igual que aconsejamos a los visitantes de las ferias la última vez, las palabras mágicas para los expositores también son: «planificación, planificación, planificación». Hemos elaborado una práctica lista de consejos para que esté preparado para su próxima participación en una feria. Si quieres conseguir objetivos, una buena preparación es una parte muy importante.
Cosas que debe organizar antes de participar en una feria comercial
El libro de jugadas del año pasado está bien en las partes logísticas, pero su historia siempre requiere una elaboración fresca. ¿Qué mensaje quiere transmitir? Elabórelo y discútalo con todo el equipo; verá que surgen muchas ideas para incluir en la preparación.
Con esa historia, ¿cómo atraerás, engancharás, prestarás atención, desafiarás, informarás, despertarás la curiosidad del visitante, le sorprenderás después? El truco consiste en atraer al visitante con una sonrisa y dejarle marchar de nuevo con una carcajada o algo en lo que pensar. Un artilugio como portador de la historia puede ayudar, pero una buena conversación es al menos igual de buena.
Los visitantes no vienen a escuchar en directo la misma historia que aparece en su sitio web. Así que desafíese a sí mismo y a su equipo. ¿Cómo? Sube el listón para que realmente tengas que pensar fuera de la caja. No lo conseguirá solo con una reunión preparatoria con el constructor del stand o un formador de ferias, hágalo junto con todo el equipo.
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