La participation à une foire commerciale implique beaucoup de choses. Pour que tout soit clair, nous vous proposons ici des listes de contrôle, des conseils et des idées pour bien préparer un salon. Par exemple, comment choisir au mieux un mur d’exposition qui corresponde à vos objectifs.
La première étape consiste à définir vos objectifs : que voulez-vous atteindre en tant qu’entreprise ou organisation ?
Les objectifs :
Ventes : acquérir des clients, générer un chiffre d’affaires, se positionner sur le marché Sensibilisation à la marque : présenter l’entreprise, accroître la notoriété de la marque, renforcer la position concurrentielle Transfert de connaissances : présenter des produits, montrer des innovations, faire de la publicité, organiser des ateliers Gestion des relations : accroître la fidélité des clients, renforcer l’image de marque
Définissez votre public cible 3. Définir les objectifs de votre stand 4. Établissez un budget Déterminez les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à votre participation à un salon. Il peut s’agir de l’un des éléments ci-dessus ou d’une combinaison de ceux-ci.
Conseil : faites en sorte que votre objectif soit SMART (spécifique, mesurable, acceptable, réalisable et limité dans le temps). Assurez-vous de savoir avec qui vous voulez travailler, par exemple avec des constructeurs de stands professionnels aux Pays-Bas.
Créer une vue d’ensemble du groupe cible :
- Clients
- Clients potentiels
- Les relations
- Membres du conseil d’administration
- Fournisseurs
- Les médias
- Etc.
Sur la base de cette vue d’ensemble, dressez une liste d’invitations.
Conseil : les principaux organisateurs de salons mènent des enquêtes auprès des visiteurs, ce qui permet de savoir quels groupes cibles peuvent être atteints. Profitez-en.
Que doit-il se passer sur le salon pour que vous puissiez atteindre vos objectifs ? Recherchez le thème, le format de présentation et l’aspect qui correspondent le mieux aux objectifs de votre entreprise. Ce faisant, envisagez également les possibilités de construction de stands modulaires.
Conseil : rendez votre stand accueillant et distinctif. Ce n’est probablement pas le plus amusant, mais c’est un travail très important. Un bon budget permet d’éviter les dépassements de budget et les déceptions par la suite. En outre, elle permet surtout de se faire une idée claire et réaliste des possibilités à l’avance.
Conseil : soyez prudent et complet lors de l’élaboration de votre budget. Par exemple, envisagez la possibilité d’acheter ou de louer un stand d’exposition, en fonction de votre budget et de vos objectifs.
Liste de contrôle pour la participation à une foire commerciale
Ces listes de contrôle vous aideront à préparer et à mettre en œuvre
Ces listes de contrôle vous aideront à préparer et à mettre en œuvre votre projet. Par exemple, pour choisir les bons accessoires de stand d’exposition.
Saisissez votre communication 11. Invitez vos relations. Par exemple, vous pouvez utiliser un configurateur de stand d’exposition pour aménager votre stand. Découvrez l’emplacement de votre stand dans le complexe d’exposition. Renseignez-vous sur les halls utilisés pour la foire, sur les constructions spéciales et sur les technologies de l’information disponibles.
Conseil n° 1 : renseignez-vous à l’avance sur l’accessibilité et l’infrastructure autour du lieu de la foire : est-il facilement accessible en voiture, en avion, en bus ou en train ?
Conseil n° 2 : prévoyez à l’avance des tickets de parking pour vos relations et votre personnel. Sur la base de vos objectifs et de votre budget, établissez un briefing pour le constructeur du stand. Après ce briefing, le constructeur de stand présentera un projet de stand et un devis. Commandez à temps vos laissez-passer d’exposant et de montage, ainsi que les services de restauration. En outre, les installations techniques telles que l’électricité, l’eau, etc. doivent être commandées.
Votre stand peut être beau, mais à la fin de la journée, ce sont toujours les gens qui (doivent) le faire. Vous ne réussirez que lorsque vos collaborateurs iront jusqu’au bout et seront convaincus qu’ils obtiendront un rendement optimal de leur participation à un salon dans un but commun. La communication est un élément important de la préparation d’un salon. Veillez à ce que votre communication soit reconnaissable et cohérente avec l’aspect et la convivialité de votre stand.
Conseil : tout au long du processus de communication, ne perdez pas de vue vos groupes cibles et remettez-vous dans la peau de votre visiteur/client. Vérifiez comment les organisateurs de la foire organisent les points de presse et préparez des documents de presse (de préférence avec des photos).
Décidez à l’avance du matériel d’information qui doit figurer sur le stand, des groupes cibles auxquels l’information est destinée et du moment où elle sera fournie. Différenciez-vous en fonction de vos publics cibles et fournissez des informations sur mesure. Votre politique d’invitation est importante. À qui le demandez-vous et aussi : à qui ne le demandez-vous pas ? Conseil n° 1 : pour certaines invitations, il est également possible de prendre immédiatement rendez-vous à la foire.
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Comment garantir une participation réussie aux salons professionnels – Ce que vous ne saviez pas !
Voici quelques conseils et idées pour la période précédant et suivant la foire.
1. Briefing de l’équipage de stand
2. Tester tous les équipements
3. Vérifier l’inventaire du stand
4. Préparer un suivi équitable
Assurez-vous que l’équipe de votre stand est prête à tout point de vue pour la foire.
À l’aide de votre manuel de jeu, créez un plan qui comprend les éléments suivants :
- Qui est responsable de quoi ?
- Qu’est-ce que la division du travail ?
- Comment abordons-nous et nous adressons-nous à nos visiteurs ?
- Quels sont les codes vestimentaires ?
- Comment utiliser les badges nominatifs ?
Conseil : distribuez les billets et les cartes de stationnement à temps.
Conseil : passez en revue le formulaire d’inscription des visiteurs avec votre équipe de stand à l’avance. Ainsi, chacun sait exactement ce qu’il doit faire.
Conseil : envisagez un coup d’envoi avec l’équipe de votre stand. Une bonne façon de préparer tout le monde au salon. Il n’y a rien de plus ennuyeux qu’un équipement qui s’avère ne pas fonctionner lorsque le spectacle commence.
Il est important de vérifier à l’avance que tous les éléments nécessaires se trouvent bien sur le stand.
Conseil : établissez une liste complète de matériel et de contrôle pour les fournitures de bureau, les articles de cuisine, le matériel d’information, la trousse de premiers secours, etc.
Conseil : assurez-vous d’avoir un bon espace de rangement dans votre stand, mais gardez-le hors de vue des visiteurs. Ne faites pas de votre stand un entrepôt.
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Plus de retour sur votre participation aux foires commerciales
Votre suivi doit déjà être prédéterminé et faire partie de vos objectifs. Par exemple, utilisez la plateforme pour demander un devis ou voir s’il est possible d’organiser une présentation en ligne. – Assurez-vous que l’équipe de votre stand est bien consciente des objectifs et du suivi attendu. – Donnez la priorité à vos prospects les plus importants et prenez contact avec eux immédiatement après le salon.
Veillez à ce que des pistes soient déjà amorcées pendant le salon. Pour ce faire, vous vous mettez d’accord avec votre équipe de stand sur les actions de suivi souhaitées pour chaque lead. Veillez à remercier vos visiteurs de manière appropriée, par exemple en leur offrant un gadget ou une carte.
Par conséquent, n’invitez que les clients et les visiteurs auxquels vous voulez de nouveau accorder de l’attention. L’évaluation n’est certainement pas quelque chose que vous devez faire seulement à la fin. Grâce aux évaluations intermédiaires (quotidiennes), vous gardez le pouls et êtes en mesure de procéder à des changements et à des ajustements rapides.
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État de réalisation
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1. Juste après la foire Moment du suivi. Les premiers jours qui suivent la visite du salon sont déterminants, car c’est à ce moment-là que votre stand est encore frais dans l’esprit du client. Dressez une liste d’actions et réfléchissez aux points suivants – Le suivi téléphonique ou écrit des demandes de documentation – Le plan de visite des account managers – Les plans d’action par prospect – La campagne de publipostage – La campagne de relations publiques – La campagne de publicité Etc.
Conseil 2 : Contactez les prospects clés dans un délai d’une semaine. Gardez à l’esprit la priorité que vous avez déjà accordée au contact lors de la conversation au salon. Conseil n° 3 : assurez-vous de vous démarquer dans le suivi. A la fin d’un salon, un visiteur recevra un mailing de la plupart des entreprises qu’il a visitées – Louez votre stand d’exposition.
Conseil n° 4 : dans la mesure du possible, approchez vous-même tous vos contacts établis. Vous avez déjà la confiance de la personne en question et il reste à voir si un collègue obtiendra la même confiance. 2. Heure de sortie pour la facture finale. Il est important de vérifier si vous avez respecté votre budget.
Organiser une évaluation interne Sans évaluation, vous ne pouvez pas savoir si vous avez bien travaillé. Consigner les résultats de l’évaluation interne dans un bref rapport. Conseil : divisez votre évaluation en trois parties : (a) Évaluation générale Avez-vous atteint vos objectifs ; quels sont les points à améliorer ? b) Évaluation des contacts avec le salon Le nombre de contacts, la quantité et la qualité de vos visiteurs.
5+ conseils pour une foire commerciale réussie
Comment s’est déroulée la coopération ? Tout a-t-il été livré et construit de manière satisfaisante et dans les délais ? (b) Fournisseurs. Quelle était la qualité des différents fournisseurs, les accords ont-ils été respectés ? Il est important d’assurer un retour d’information approprié et de communiquer les résultats des évaluations internes et externes, en interne.
C’est surtout lorsque des choses moins bonnes sont révélées qu’il est important de les traiter avec respect, bon sens et parfois avec retenue. Conseil : lorsqu’il y a quelque chose à fêter, il faut le fêter. Une participation réussie à une foire commerciale est le résultat d’un effort commun. Partagez vos succès avec toutes les personnes concernées.
Si vous savez comment fonctionnent les foires, cela peut s’avérer très payant. Si vous ne le faites pas, cela vous coûtera inutilement de l’argent, du temps et de l’énergie. Bien trop souvent, nous voyons des employés de stand qui luttent pour établir le contact. En fait, nous voyons régulièrement des exposants se réfugier derrière une table debout ou regarder leur smartphone lorsqu’ils sont susceptibles de passer.
C’est vrai ? Avant tout, il faut bien se préparer avant de se rendre au salon. Tout comme nous l’avons conseillé aux visiteurs des salons la dernière fois, les mots magiques pour les exposants sont également : « planification, planification, planification ». Nous avons dressé une liste de conseils pratiques afin que vous soyez prêt pour votre prochaine participation à un salon ! Si vous voulez atteindre vos objectifs, une bonne préparation est un élément très important.
Ce qu’il faut prévoir avant de participer à une foire commerciale
Le cahier des charges de l’année dernière est satisfaisant sur le plan logistique, mais votre histoire a toujours besoin d’une nouvelle élaboration. Quel message voulez-vous faire passer ? Travaillez sur ce point et discutez-en avec toute l’équipe ; vous constaterez que de nombreuses idées émergent pour être incluses dans la préparation.
Avec cette histoire, comment allez-vous attirer, engager, attirer l’attention, défier, informer, rendre le visiteur curieux, l’étonner par la suite ? L’astuce consiste à faire entrer le visiteur avec un sourire et à le laisser repartir avec un rire ou un sujet de réflexion. Un gadget comme support de l’histoire peut être utile, mais une bonne conversation l’est tout autant.
Les visiteurs ne viennent pas pour entendre la même histoire que celle qui se trouve en direct sur votre site web. Lancez donc un défi à vous-même et à votre équipe. Comment ? Placez la barre plus haut, de sorte que vous deviez vraiment sortir des sentiers battus. Il ne suffit pas d’organiser une réunion préparatoire avec le constructeur du stand ou un formateur, il faut le faire avec l’ensemble de l’équipe.
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